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MAFI: Bestellwesen für Ersatzteile mit CATALOGcreator optimiert |
Die MAFI Transport-Systeme GmbH, einer der weltweit führenden Hersteller von innerbetrieblichen Transport-systemen für Industrie und Hafen, hat sein Ersatzeilwesen neu strukturiert. Mit Hilfe der elektronischen Ersatzteil-katalogsoftware CATALOGcreator bietet MAFI seinen Kunden nun auch optimalen After-Sales Service an.
MAFI Transport-Systeme GmbH
Die Firma MAFI Transport-Systeme GmbH mit Sitz in Tauberbischofsheim hat sich seit der Firmengründung im Jahre 1975 zu einem weltweit agierenden Unternehmen entwickelt.
Die breite Produktpalette reicht von Zugmaschinen für Industrie und Hafen mit Diesel-, Elektro- und Hybrid-Antrieb über fahrerlose Transportsysteme, Gleiswagen und Industrieanhänger bis zu kundenspezifischen Sonderlösungen zum Transport schwerer Lasten. Die rund 250 Mitarbeiter in Verwaltung, Produktion und Vertrieb erwirtschaften einen Jahresumsatz von über 60 Mio. Euro.
Ausgangspunkt
Bisher erstellte die MAFI Transport- Systeme GmbH ihre Ersatzteilkataloge mit den Programmen PageMaker, CorelDraw und Acrobat. In PageMaker wurden Dateien angelegt, die dann auftragsbezogen neu zusammengestellt wurden. Die 2D-Zeichnungen mit den dazugehörigen Ersatzteillisten konnten anschließend als PDF-Dokument ausgegeben werden. Neben der Printversion des Katalogs erhielt jeder Kunde eine CD, auf der der PDF-Ersatzteilkatalog sowie verschiedene weitere Dateien enthalten waren, so z. B. die beschreibende Dokumentation oder ergänzende Zuliefererinformationen.
Der Prozess der Datenpflege erforderte einen zunehmenden Aufwand, da die Anforderungen an die Unterlagen ständig stiegen und das Produktspektrum sehr breit gefächert ist. Es war ein hohes Engagement des Personals in der Dokumentationsabteilung notwendig, um die Unterlagen für das Ersatzteilwesen zeitnah zur Verfügung zu stellen.
Adobe hat die Weiterentwicklung von PageMaker eingestellt und mit der Einführung des 3D CAD-Systems One Space Designer in der Konstruktion waren die Grenzen des Machbaren letztlich dann doch erreicht. Die generierten 2D-Ableitungen aus dem neuen 3D CAD-Programm waren wesentlich umfangreicher und sehr speicherintensiv. Das hatte zur Folge, dass sich die 2D-Grafiken mit der vorhandenen Software nicht mehr sicher und mit vertretbarem Aufwand in einen PDF-Katalog einbinden ließen.
Anforderungen
Frau Dr. Schneider beschreibt die Anforderungen an die neue Ersatzteilkatalog-Software so: "Die benötigten Ersatzteilkataloge müssen zukünftig schnell und unkompliziert als Print, CD und Web-Lösung aus einer zentralen Datenquelle produzierbar sein. Besonders wichtig war uns, dass die Umstellung ohne große Eingriffe in die vorhandene EDV möglich sein muss." Die Verbesserung der Qualität von Ersatzteilinformationen, die Integration von Zusatzinformationen im Katalog, ein deutlich vereinfachter Prozess für die Aktualisierung der Kataloge sowie Mehrsprachigkeit waren weitere Auswahlkriterien.
Systemeinführung
Nach einem Vergleich verschiedener Anbieter entschied sich das Unternehmen für die elektronische Ersatzteilkatalog-Software CATALOGcreator des Anbieters TID Informatik GmbH.
"Das Produkt, der Preis und die Präsentation überzeugten. Außerdem steht uns mit Herrn Weigelt von der TID ein Projektmanager zur Seite, der uns bei Fragen kompetent berät", berichtet Dr. Gabriele Schneider über das Auswahlverfahren und den weiteren Support.
Während der Einführung unterstützte ein Mitarbeiter der TID Informatik MAFI bei der Datenaufbereitung von 2D-Grafiken.
Kurz nach der Implementierung der Software im Frühjahr 2006 wurden bereits die ersten Kataloge erstellt.
Technik
Mit Hilfe der XML-basierten Software CATALOGcreator können direkt aus den CAD-Konstruktionsdaten und dem führenden Warenwirtschaftssystem alle wichtigen Daten in einer zentralen Datenbank zusammengeführt werden.
Das Modul "CC XML Data-Converter" stellt sicher, dass die gesamte Gliederungsstruktur der Daten sekundenschnell in den elektronischen Katalog übernommen wird. So lässt sich jederzeit eine Aktualisierung des elektronischen Katalogs durchführen.
"Intelligenter" CD-Katalog
Neben dem PDF-Format für den Printkatalog steht nun auch eine wesentlich "intelligentere" CD-Lösung für die Kunden zur Verfügung. Artikelnummern in der 2D-Grafik sind hier automatisch mit der Stückliste verknüpft. Die grafische Navigation innerhalb der Zeichnung ermöglicht es dem Nutzer, sich durch die Stücklistenstruktur bis zum gesuchten Teil zu navigieren.
Damit ist sichergestellt, dass jedes Ersatzteil eindeutig identifizierbar ist. Das senkt die Fehlbestellungsrate nachhaltig.
Selbstverständlich sind die HTML-Ersatzteilkataloge auch webfähig.
Katalogproduktion heute
Insgesamt hat sich der Workflow innerhalb der Dokumentationsabteilung vereinfacht und der Erstellungsprozess ist weniger fehleranfällig als zuvor.
Dank der einfacheren und zeitnahen Katalogerstellung wird die gesamte Dokumentation wieder zeitgleich mit den MAFI- Fahrzeugen an die Kunden ausgeliefert.
Features, wie die Verlinkung von Bild und Stückliste oder das Einbinden von zusätzlichen Informationen in den Katalog machen es dem Nutzer des Katalogs leicht, die benötigten Teile schnell zu finden. Die Neustrukturierung im Bereich der Ersatzteildokumentation war nötig, um Kundenbindung und Kundenzufriedenheit weiter auszubauen.
Alle Zusatzinformationen, wie die beschreibende Dokumentation, können in den elektronischen Katalog eingebunden werden. MAFI gibt seine gesamten Ersatzteilinformationen für ein Produkt jetzt zusammengefasst in einem einzigen Katalog heraus.
Aktuell werden die Kataloge bei MAFI in 2D produziert. Es ist beabsichtigt, auf 3D-Darstellung zu erweitern. Mit dem CATALOGcreator und dem Einsatz der XVL-Technologie, die hochkomprimierte 3D-Modelle direkt aus den CAD-Konstruktionsdaten erzeugen kann, lässt sich dieses Vorhaben im nächsten Schritt realisieren.
MAFI erstellt seine Kataloge in Deutsch und Englisch, auf Wunsch auch in jeder anderen Sprache.
Fazit
Der international agierende Hersteller innerbetrieblicher Transport-Systeme hat sein Ersatzteilmanagement neu strukturiert. Ausschlaggebend dafür war u.a. der Wunsch von Kunden benötigte Informationen im Ersatzteilkatalog einfacher, zuverlässiger und schneller anzubieten.
Dr. Gabriele Schneider, Leiterin der Dokumentation bei MAFI, erläutert: "2006 führten wir eine spezielle Software für elektronische Ersatzteilkataloge ein. Mit deren Hilfe wird das Auffinden von Ersatzteilen und das anschließende Bestellen für unsere Kunden deutlich erleichtert."
"Damit es rollt...", ist das Motto der MAFI Transport-Systeme GmbH. Mit der Einführung der neuen Software-Lösung CATALOGcreator läuft jetzt auch im Ersatzteilmanagement wieder alles rund.
 Mit dem MAFI CD-Katalog sind die Kunden in der Lage, das passende Ersatzteil einfach und schnell graphisch zu lokalisieren.
Autorin: Angelika Huber, TID Informatik GmbH
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