Hersteller: Docware GmbH
	Autor: Dr. Sonja Kussinger
	Erschienen: 09. August 2004

Kostenlose Bewertungsmatrix für die Auswahl einer Ersatzteilkatalog-Software erhältlich (s.u.)

Hersteller von Maschinen, Geräten oder Anlagen, die zu ihren Produkten Ersatzteile oder Kundendienstleistungen anbieten, haben ihren Händlern, Kunden und eigenen Mitarbeitern umfassende Informationen für Ersatzteilversorgung, Wartung und Instandsetzung zur Verfügung zu stellen. Das konventionelle Verfahren der Bereitstellung von Service- und Ersatzteilinformationen in Form gedruckter Ersatzteilkataloge oder Serviceordner ist sehr aufwendig, kostenintensiv, wenig anwenderfreundlich und fehlerbehaftet. Deshalb entscheiden sich immer mehr Unternehmen für elektronische Service- und Ersatzteilkataloge. Durch den Einsatz dieser neuen, datenbankgestützten Systeme können zum einen die Prozesse bei der Katalogerstellung automatisiert und optimiert werden. Zum anderen übertreffen elektronische Ersatzteilkataloge auf CD oder im Internet die herkömmlichen Papierkataloge was die Anwenderfreundlichkeit und die Qualität, Aktualität und Präsentation der dargestellten Informationen angeht. Die Auswahl einer Ersatzteilkatalog-Software ist eine komplexe, unter Umständen geschäftsbereichs-und abteilungsübergreifende Angelegenheit, bei der einerseits die Anforderungen des Katalogerstellers, andererseits der Bedarf der Kataloganwender (Servicetechniker, Händler, Kunden) zu berücksichtigen sind. Aus der Perspektive des Katalogerstellers stehen die Wirtschaftlichkeit bei der Anschaffung und im laufenden Betrieb, die Optimierung der Prozesse bei der Katalogproduktion, die leichte Integration in eine bestehende IT-Landschaft, die individuelle Anpassbarkeit sowie die Zukunftssicherheit des Systems im Vordergrund. Für den Katalognutzer sind die Anwenderfreundlichkeit der Kataloge, die übersichtliche Präsentation und die Qualität der dargestellten Daten entscheidend. Im einzelnen ist bei der Auswahl einer Ersatzteilkatalog-Software Folgendes zu beachten: Wirtschaftlichkeit durch Automatisierung Da die Wirtschaftlichkeit einer Katalog-Software nicht nur durch den Anschaffungspreis, sondern auch durch die Effektivität des Systems im laufenden Betrieb bestimmt wird, sollte auf die Bewertung der Prozesse bei der Katalogproduktion besonderes Augenmerk gelegt werden. Während sich Qualität und Funktionalität erzeugter Ersatzteilkataloge anhand realisierter Praxisbeispiele leicht überprüfen lassen, erweist sich die Bewertung der Prozesse bei der Katalogproduktion und der Vergleich verschiedener Produktionssysteme schwieriger. Denn hier ist die Möglichkeit der Überprüfung und Nachvollziehbarkeit von Anbieteraussagen eingeschränkt. Praktisch alle Anbieter werben mit Software, mit der die gewünschten Katalogergebnisse einfach, schnell und kostengünstig erzielt werden. Und doch bestehen hier schwerwiegende Unterschiede. Um die Abläufe der Katalogproduktion und damit die Effektivität der jeweiligen Software einschätzen zu können, ist es sinnvoll, sich vom System-Anbieter nicht nur fertige Kataloge, sondern auch die einzelnen Schritte der Katalogerstellung zeigen zu lassen. Ziehen Sie hierfür einen sachverständigen Mitarbeiter Ihres Unternehmens hinzu. Bestehen Sie darauf, dass Ihnen detailliert vorgeführt wird, wie Daten in die Katalogdatenbank importiert werden, wie die Konfiguration Ihres Kataloges aussehen könnte, wie Hotspots in Zeichnungen gesetzt werden und wie Änderungen in den Katalog eingearbeitet werden können! Mit einer guten Ersatzteilkatalog-Software benötigen Sie vom Datenimport bis zum fertigen Katalog auf Papier, CD oder im Internet lediglich drei bis sieben Mausklicks. Einige Kataloganbieter umgehen das Thema „Vorführung der Katalogproduktion“, besonders gute Softwareanbieter verwenden bereits bei der Software-Vorführung Daten ihrer Interessenten. Am besten sprechen Sie die von Ihnen in die engere Auswahl gezogenen Softwareanbieter bezüglich der Verwendung Ihrer eigenen Daten im Vorfeld oder bei der Vorführung der Software an. Wirtschaftlichkeit durch Flexibilität Achten Sie nicht nur auf den Automatisierungsgrad der Arbeitsabläufe bei der Katalogproduktion! Eine hohe Automatisierung geht nicht selten mit einer gewissen Starrheit des Systems einher. Es gibt Software, mit der Kataloge zwar hochautomatisiert erstellt werden können. Sobald jedoch verschiedenartige Kataloge nötig sind, Änderungen der Katalogstruktur anstehen, Endkundenwünsche den Aufbau der Kataloge bestimmen oder andere Gründe variable Katalogkonfigurationen nötig machen, stoßen viele Systeme an Ihre Grenzen. Oft kann das gewünschte Ziel nur mit hohem manuellen Aufwand oder mit Programmierkenntnissen erreicht werden. Auch die Flexibilität einer Software ist während einer Vorführung bereits erkennbar. Lassen Sie sich den Aufwand für die Konfiguration unterschiedlicher Kataloge und die Erstellung zielgruppen- oder maschinenspezifischer Kataloge vorführen. Prüfen Sie den Funktionsumfang diverser Datenfilter. Lassen Sie sich das Einarbeiten von Datenänderungen darstellen – wiederum live bei Ihnen vor Ort. Der Zeitaufwand für die von Ihnen gewünschten Vorgänge wird für sich sprechen. Eine Software, die „hohen Automatisierungsgrad bei maximaler Flexibilität“ bei einer Vorführung mit Ihren eigenen Daten sozusagen aus dem Stand heraus bewiesen hat, wird auch im späteren produktiven Einsatz wirtschaftlich arbeiten. Softwaretest mit eigenen Daten Nichts geht über die Möglichkeit, eine Software mit eigenen Daten in Ruhe über einen längeren Zeitraum selbst testen zu können. Eine Möglichkeit, Ersatzteilkatalog-Software ohne großen Aufwand mit eigenen Daten kostenfrei zu testen, bietet beispielsweise die Test-CD der Firma Docware. Hiermit können nicht nur fertige Katalogbeispiele angesehen, sondern auch Testkataloge für Papier, CD und Internet mit eigenen Daten erstellt werden. Mehr Aufwand, der sich insbesondere bei größeren Projekten lohnt, bedeutet eine Teststellung der Software für einen definierten Zeitraum. Auch diese wird von einigen Anbietern unter Umständen kostenfrei angeboten. Integration Wird die direkte Datenübernahme aus bestehenden Datenquellen (z.B. SAP, BAAN, PSI Penta) angestrebt oder die Einbindung in ein bestehendes Shop-System (z.B. Intershop, SAP Internet Sales, SAP Online Store) gewünscht, so sollte ein Katalogsystem mit Standardschnittstellen zu Warenwirtschafts-, Logistik-, CRM- oder Shop-Systemen gewählt werden. Einige Ersatzteilkatalog-Systeme besitzen zertifizierte Schnittstellen (beispielsweise die von SAP zertifizierte OCI für die Anbindung an E-Business-Systeme), die eine reibungslose Systemintegration gewährleisten. Achten Sie auf jeden Fall auf das Vorhandensein benötigter Schnittstellen und lassen Sie sich Referenzen für die von Ihnen angestrebte System-Anbindung benennen! Bevor Sie ein Integrationsszenario planen, sollten folgende Fragen eindeutig geklärt sein: · Welche Daten sollen in die Kataloge integriert werden? · In welchen Datenquellen liegen diese Daten? · Welche Daten sollen manuell in das Katalogsystem eingepflegt werden, welche sollen automatisiert einfließen? · Welche vorhandenen IT-Systeme sollen für den automatisierten Datenaustausch an das Katalog-System angebunden werden? · Welches System wird das führende System sein, in dem die Datenpflege erfolgt (i.d.R. das Warenwirtschaftssystem)? Zukunftssicherheit Damit Sie über einen möglichst langen Zeitraum und ohne große Folgeinvestitionen mit einer Ersatzteilkatalog-Software arbeiten können, ist die Zukunftssicherheit der Anschaffung in den Bewertungskatalog einzubeziehen. Klären Sie dazu folgende Punkte: · Handelt es sich beim Software-Anbieter um ein Unternehmen, das seine Stabilität bewiesen hat und eine sichere Zukunft erwarten lässt? · Ist technischer Support über Jahre hinaus gewährleistet? · Unterstützt die Software neueste Technologien, gängige und zukünftige Industrie-standards (XML, SVG, CSS, J2EE, JSP, etc)? · Sind kundenspezifische Anpassungen jederzeit möglich und sind diese release-fähig? · Ist eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Software gewährleistet? · Ist die Software skalierbar und kann eine Anpassung an geänderte Anforderungen leicht realisiert werden? · Ist der internationale Einsatz der Software problemlos möglich (Lizenzrecht; Unterstützung aller benötigten Sprachen)? Kataloge aus Sicht der Endanwender Neben der Wirtschaftlichkeit des Systems bei der Katalogerstellung ist natürlich die Qualität der erzeugten Kataloge entscheidend. Deren Beurteilung erfolgt am besten anhand von Praxisbeispielen. Bewerten Sie das Funktionsspektrum, die Anwenderfreundlichkeit und die Performance der Kataloge. Beurteilen Sie Print-, CD- und Internet-Kataloge. Denn die Leistungsfähigkeit der Medien schwankt bei einigen Software-Anbietern stark. Versuchen Sie, die Kataloge mit den Augen der zukünftigen Katalognutzer (Service-Techniker, Händler, Kunden, etc.) zu sehen oder lassen Sie die Kataloge von Testpersonen der zukünftigen Nutzergruppen testen. Für den Endanwender der Kataloge ist es wichtig, benötigte Ersatzteile und zugehörige Informationen schnell und sicher zu identifizieren, die erforderlichen Bestelldaten komfortabel zu ermitteln, zusammenzustellen und Bestellungen ohne manuelle Datenübertragung auslösen zu können. Kriterien wie installationsfreie Nutzung des Katalogs, anwenderfreundliche Bedienoberfläche, umfassende Suchkriterien, vollständige Verlinkung zusammengehöriger Informationen, einfache Navigation, komfortables Zoomen in Explosionszeichnungen, dynamische Sprachumschaltung, die Möglichkeit der Integration eigener Anmerkungen in den Katalog und eine leistungsfähige Bestellfunktion stehen dabei im Vordergrund. Um allen Software-Nutzern - vom Katalogersteller bis hin zum Kataloganwender - gerecht zu werden, sollten zur Auswahl der passenden Software Mitarbeiter aus den entsprechenden Abteilungen eines Unternehmens (Technische Dokumentation, Konstruktion, EDV, Kundendienst; eventuell Vertrieb und Marketing) hinzugezogen werden. Eine detaillierte Zusammenstellung von Kriterien, die zur Bewertung einer Ersatzteilkatalog-Software herangezogen werden können, können Sie per E-Mail bei sonja.kussinger@docware.de bestellen. Betreff: Auswahl einer Ersatzteilkatalogsoftware – Bewertungsmatrix

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